职场

1分钟可以做多少事?一张清单告诉你

2019-11-11苑文华阅读964评论0

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很多人每天为了工作东奔西走,拿着微薄的薪水,没时间做自己想做的事。没时间吃早餐,没时间运动,没时间读书,没时间回家看望父母,没时间……

每天,你在不断地应付着各种问题,这让你看起来非常忙碌。对,确实很忙。

可是,你在忙碌着得到了什么?人就像一台电脑,每天,你只顾着输出,尽你所能去完成各种工作任务。不久你就会发现,你只能胜任那些重复性的工作,更难的你做不了。

为什么?因为你没有输入。

你每天都很忙。忙得没时间照顾家人、忙得没时间结交朋友,忙得没时间锻炼身体,忙得没时间自我提升。

可是时间长了,你就废了。

一个人慢慢废掉的表现,不是等到他发现不会,而是当他忙到没时间学习的那一刻,就已经开始了。

时间,正在偷偷惩罚勤奋的你!只有我们在忙碌的时候管理好自己的时间,让自己在忙中出成长才是正好你在忙。

时间管理的重要性  

时间管理大师彼得·德鲁克曾说过:时间是一个人最稀缺的资源,但也是世界上最公平的资源,每人都只有24小时。

我们如何分配24小时,效率不一样,时间密度也不一样,如何过一天,就是如何过一生。

时间并不能被管理,管理的只有自己。

时间管理的基础是精力管理,包括体能,情绪,思维,精神等,而管理的本质是对事件的分类,通过在不同情境下高效完成事件。

据统计,我们70%行为受习惯控制,需要通过养成好习惯可减少大脑消耗,自动作出正确行为。因此,需要用充沛的精力做最重要的事,并内化为每天的习惯与生活方式,最终实现我们的行为。

一日之计在于晨,早起是我们需要养成的第一习惯。

通过早起进行自我检视,坚持晨间日记,利用清单系统规划自己,脱离坏习惯的“线下人生”,转换成养成好习惯,平衡工作生活的“线上人生”。

易效能时间管理创始人叶武滨说过一句最经典的话:人生不在于做多少事,在于能否把重要的事情首先做,用心做,不断更新,做到极致,并服务于人,产生最大的价值。

每日计划:三只青蛙的活学活用  

什么是“三只青蛙”?它指的是我们每天(周、月、年)最重要的三件事。这是美国作家博恩·凯西做的一个类比,首次出现于他的时间管理著作《吃掉那只青蛙》当中。书中曾提到过帕累托原则,也就是常说的80/20定律。

帕累托原则是19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托发现的。他认为,在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的,因此又称80/20定律。

于常人而言,每天最重要的三件事就可以起到百分之八十的效果,完成它们就意味着每天的工作基本完成。所以,当你每天优先吃掉“三只青蛙”,便可以避免把精力、时间浪费在一些不重要的事情上面。

不过,大多数人对“三只青蛙”的了解还仅仅停留在要列三件事上面,挑选、制订“三只青蛙”任务的第一步就是要做到目标具体化、可量化。

但如果每天一开始就去挑战最困难的任务,会让人感到压力。这时可以先从小事做起,先完成几件简单的工作,将大脑充分调动起来,进入状态后再投入“三只青蛙” 的挑战当中。

很多人可能会疑惑,每天我们要做的事情那么多,三件事肯定概括不完,其他的事情又该如何处理呢?

博恩·凯西为大家介绍了一套相匹配的时间管理方法——ABCDE法。和每天确定“三只青蛙”一样,开始工作前再花一点时间,根据任务的轻重缓急对其进行再次安排,确保可以先处理最重要、最有价值的事情。

“三只青蛙”的等级是A,完成A类任务后就要开始着手B类任务,以此类推。完成不了的时候也别着急,加入第二天的清单,直到全部完成或者选择性地删除。

当明白前两步后便意味着万事俱备,只欠东风了。什么是东风?就是完成“三只青蛙”的时间。

“三只青蛙”是每天(周、月、年)最具挑战性的任务,完成它们耗时耗神,没有一个良好的工作、学习环境很难高效率地实现。

因此,需要创造“零打扰”的时间段,顾名思义就是干扰项少的时间段。

例如早起或是提前半小时到办公室时,关掉手机,忽略电子邮件。在规定的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”,在此期间,必须对一切浪费时间的活动说“不”。

当别人打扰你的时候请学会说“不”,如果事情不紧急,告诉他们“现在我在忙,稍后我会主动联系您”。然后在今日待办清单上加上一条:联系××。等到完成“三只青蛙”的挑战后再去集中处理即可。

总之,想要更清晰地朝目标前进,更有效率地利用好每一天,就需要把功夫用到“刀刃”上,用时间管理法则变身完成日计划达人。

 定期归纳:减少杂乱耽误的时间  

 1  小马虎,大烦恼

有一天早晨6点多,我被渴醒,起床准备接水,却发现水卡怎么也找不到。

钱包、书包、抽屉、衣服口袋都翻了个底朝天,折腾半小时还是一无所获。

原本计划早起把前天晚上没看完的书看完,这下全浪费在找水卡上了。想到卡里还有一百多块钱,丢了挺可惜,便打电话给后勤人员申请挂失,提交信息后去办公室补办。

让人无奈的是,因为工作人员失误,我的水卡信息在录入时有错,电脑一直查询不到我的信息,最后负责补卡的工作人员直接拿出五大盒档案让我自己找,我把档案翻遍才找到我的档案。

一次疏忽大意,导致金钱(补卡费)的损失,又因补卡导致上课迟到,由此我的坏情绪也滋生了出来。冷静下来后,我想起吉姆·兰德尔写的时间管理系列书籍,里面就曾提到杂乱对于时间管理的影响。

一名合格的时间管理人士必须对时间流逝保持高度敏感,想要高效地进行时间管理就得明白自己如何利用时间,意识到自己的时间花在哪里。

 2  如何减少杂乱带来的时间浪费

我有一个朋友,算得上是收纳整理控,其程度可以用“令人发指”来形容。跟他在一起,感觉总被各种流程式的规矩束缚。

每次和他外出,吃饭开的发票必须按照相同的折法,放在指定的位置;回到家,就算着急上厕所也得先把钥匙放在指定位置再去解决生理需求。

起初我很不理解,觉得他的做法纯属浪费时间,可他这样做的好处在日后逐渐显现,在我发了疯似的寻找某个重要文件无果时,他却能通过电话告诉我文件的具体位置,实在让人佩服。

流程化的生活会不会太枯燥?把所有东西都按照规定收纳会不会很烦琐?会很枯燥、很烦琐,但是却很高效。

时间管理有一个很重要的目的,就是把无效的时间浪费转变成高效的时间利用。流程化的收纳整理就显得非常有必要。

你有没有想过自己为什么总是丢三落四?

除了生活习惯不好,这其实还跟我们的记忆力有关。

哈佛大学心理学教授丹尼尔· L.沙克特把这种“丢三落四”统称为健忘,是注意力临界区域出现的故障。

在把钥匙或者水卡放在一个地方时,大脑中主管记忆的组织会拍摄一张“快照”把信息存储下来。只有注意力比较集中的时候,“快照”才清晰,如果在放钥匙的时候,注意力分散,存储信息就容易出现差错,也就记不清到底把钥匙放在什么地方了。

 减少杂乱的五个实用方法  

如何减少健忘以及意外事件导致的时间浪费?不妨听听这些建议。

 1  做足工作、学习的准备

在开始工作、学习之前检查所需物品是否齐全,不要等到进入工作状态后,才突然发现工具不在身边,起身寻找。等找到后,思路也被破坏了。所以,工作前的准备一定不能少。

 2  给每件物品分配领域

简单的归纳整理,看似烦琐枯燥,却在很大程度上减小了意外事件发生的概率。例如钥匙放在门后或者床头收纳盒,要用的时候就直接去这两个地方寻找。

其次要注意物品之间的联系,类似的小物品可以集中摆放,博学之人多是知识管理达人,他们为什么可以记住大量信息,很大程度上就源自超强的知识归纳能力。

对物品的收纳也可以从物品之间的联系开始。

如把常用物品放在一起,不常用的东西放一起。或者小物件放一起,大物件放一起。

 3  及时分类处理

除了物品要按照领域分配外,信息也需要及时分类处理。很多人在微信上看到一篇好文章便随手收藏,微博上看到一条段子,觉得很搞笑就赶紧收藏,又或是其他社交平台看到一张有用的图片便立即下载保存。

时间一长,积累的资料也就越来越多,因为没有分类归纳,等到需要从这堆庞大的收藏体系里快速寻找到想要的信息时,就显得非常麻烦。

信息过载已经成为很多人的烦恼,目前比较通用的分类法则叫作MECE法则,这个法则来自麦肯锡,核心要求就是“分类之间相互独立、完全穷尽”。

简单来说,就是在使用MECE法则分类时,要保证各个要素之间不能有交叉,也不能有遗漏。

 4  定期清理删除

每一周,都要删除多余的物品,以及那些无效、过时、重复的信息。每周抽出一定时间将本周收藏的信息进行归纳,在整理的过程中加深对知识的理解,并对重要资料进行备份,以免意外的发生。

 5  接受现实,避免更多的时间浪费

除了学会避免“意外事件”的发生,还要学会提高快速处理“意外事件”的能力,从而避免更糟糕的情况发生。

人们短时间内很难在专业技能上得到提升,遇到“意外事件”,依旧会显得笨手笨脚,但在心态上,我们可以做到迅速调整。

当意外来临时,拒绝逃避,承认意外的存在,用更积极的态度去迎接挑战,从而避免无意义的时间浪费。

杂乱不堪是高效的大敌,也是时间管理的阻碍,培养良好的生活习惯,便可以有效避免类似“意外事件”的发生。

碎片时间:自律大人的必备武器  

要说碎片时间清单就得先从碎片时间说起,什么是碎片时间呢?

在日常的工作生活中,比预计的时间提前完成某项工作后剩下来的时间,就可以称作碎片时间。简单来讲,碎片时间就是一些很短的时间,通常不超过15分钟。碎片时间则多由一些“意外”造成,很难提前精准安排。

例如坐地铁时一般都需要等待几分钟;约人吃饭时,对方迟到,也会被迫多出一段零碎时间。这些碎片时间原本并不在你的计划当中,却是构成时间的重要因素。

掌握碎片时间不仅可以减少浪费,更可以“创造”更多时间。有的人常抱怨时间不够用,总觉得还没做什么一天就已过去。一边抱怨一边刷着朋友圈,

一边焦虑一边看着新剧,稍不注意,就会损失大量时间。但是在那些看似琐碎的时间里,可以做的事情也有很多。

1分钟可以做什么?1分钟可以发个呆,可以刷条微博,发一条朋友圈,打一通电话,回复一条短信,处理一封邮件,做20个俯卧撑……

别小看这1分钟,利用好它,便能做很多事情,浪费还是利用,全看自己的选择。如果每天节省1分钟,一年就是365分钟,6个多小时,足够用来阅读一本书。同理,3分钟、5分钟、10分钟都可以做很多事情,合理安排就好。

每个人的碎片时间清单都需要经过多次的调整,第一次制作时,你会发现一分钟可以做的事情很多,事无巨细地罗列后发现整份清单看起来很庞杂,在执行的过程中掉入了选择的烦恼里,等确定好具体做哪件事后时间已经所剩无几。

制订碎片时间清单第一步,学会精简

例如我有1分钟的时间就用来活动下身体和记账,3分钟的时间用来给家人打个电话,做做俯卧撑,收拾下桌子一角,碎片时间越长,选择越多,但都必须在可控的范围内。

表中还加入了半小时及45分钟,严格意义上来讲这样的时间长度已不是碎片时间了,列出来主要是考虑遇到一些特殊情况时不至于乱了手脚,白白浪费时间。比如飞机一旦延误,就很容易被迫多出30分钟以上的“碎片时间”,这时如果你没有计划,碎片时间清单就可以帮助你快速做出选择。

制订碎片时间清单的第二步,给碎片时间赋予场景化

如果说对1分钟、3分钟的认识是模糊的,那对场景的认识应该足够清晰,当你有一定长度的休闲时间时,很难在短时间内衡量出时间的长短。

比如记账这件事,从打开手机软件到完成记录,通常不到1分钟的时间,不妨换成等电梯的时候去记账。

思考一下,你的碎片时间都有哪些特定的场景。

总之,要避免碎片时间清单无效,一是需要减少待办事项的选择,二是为不同碎片化时间制造对应场景。唯有如此,碎片时间清单才会更加有效。

碎片时间清单看似简单却能带来丰富的收获。不过需要注意的是,它只是时间管理的辅助工具,目的是在不知道要做什么的时候,减少不必要的时间浪费,并不意味着用尽生活中的每一分钟。

在《论人类不平等的起源与基础》书中,卢梭指出:「自然界中很少有不平等的现象,但当今流行的不平等现象是人类在求生存和进步的过程中,人为逐渐衍形成的」。

人与人之间存在的不平等现象是必然,包括财富、知识、健康、相貌等,这是无法避免的事实,唯有时间是平等的。

管理时间,管理自己。做好当下忙碌的你。

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苑文华
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— The End —

标签:时间管理

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